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31.8.2016 - Jann Raveling

Mit der Cloud gehören E-Mails zur Vergangenheit

Digitalisierung / Industrie 4.0

Beispiel für Digitalisierung: Cloud-Dienste vereinfachen Arbeitsabläufe

Gerhard Müller in seinen Büroräumen
Gerhard Müller in seinen Büroräumen © WFB/Jann Raveling

Cloud ist mehr als ein reiner Datenspeicher. Richtig umgesetzt, verschlanken Unternehmen ihre Organisation, sparen Zeit und werden effizienter.


Bremen, Stadtteil Schwachhausen: Es ist auffallend ruhig in den Büroräumen des PersonalBüros Gerhard Müller in der Schwachhauser Heerstraße 57. Die Gründerzeitvilla ist Sitz der kleinen Firma mit fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – aber nur einer sitzt tatsächlich hier am Schreibtisch: Unternehmensgründer Gerhard Müller. Die anderen Mitarbeiter plus einige Freelancer arbeiten vom Home-Office aus. Der Jurist sieht seine Angestellten nur alle paar Wochen, telefoniert wird selten, E-Mails schreibt er so gut wie nie. Die ganze Kommunikation ist in die Cloud ausgelagert. Neben den eigenen Beschäftigten sind auch die Kunden – die Mandanten – in der Cloud.

Chaos vorprogrammiert? Im Gegenteil. „E-Mail-Verkehr ist wenig effizient. Informationen landen bei einer einzelnen Person. Was, wenn diese krank wird oder ausfällt? Dann bleiben Aufträge liegen", schildert Müller eines der Probleme der klassischen E-Mail. In der Cloud sind hingegen alle ankommenden Informationen – Daten, Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge von Kunden – für alle Sachbearbeiter verfügbar. Keine Information geht verloren, nichts bleibt liegen, nichts wird falsch abgelegt.

Müller hat ein Faible fürs Technische. Schon immer gehabt. In den 90ern baute er eine der größten Personaldokumente-Datenbanken Europas auf, war einer der ersten, der Formulare und Vordrucke vom Hängeregister auf die Festplatte brachte. 1996 machte er sich selbstständig, seit 2000 nutzt er Cloudtechnologien für sein PersonalBüro. Zum Vergleich: Die ersten öffentlichen Dienste gingen 1999 ans Netz.


(K)ein umwölkter Begriff: Die Cloud


Es gibt viele Wege in die Cloud. Grundsätzlich ist sie nichts anderes als ein ausgelagertes Rechenzentrum: Statt im eigenen Unternehmen stellt ein Dienstleister online Rechenkapazität zur Verfügung. Viele nutzen sie als einen Onlinespeicher für Daten oder Bilder – etwa den beliebten Dropbox-Dienst, Picasa oder Google Drive. Mit dem Smartphone unterwegs oder am heimischen PC, von überall und jedem Gerät ist so der Zugriff auf Fotos oder Musik kein Problem. Aber Cloud ist mehr als das. Sie kann die IT-Infrastruktur – den klassischen Serverraum – komplett ersetzen. Auf ihr laufen hochkomplexe Programme, die sonst teure Investitionen in Hochleistungsrechner nötig machen.

Das PersonalBüro von Gerhard Müller greift auf eine speziell für Personalverwaltung angepasste Lösung zurück. Sie ist eine große Drehscheibe für Informationen: Auf der Kundenseite geben die Unternehmen des Büros, mittelständische Firmen bis 250 Mitarbeiter, ihre eingescannten Dokumente direkt in die Cloud. Ob Gehaltsabrechnung, Einstellungsvertrag oder Kündigungsschreiben. Jeder einzelne Angstellte der Unternehmen hat Zugriff auf die Software – ändert sich etwa aufgrund eines Umzugs eine Anschrift, kann jeder Mitarbeiter dies direkt in seinem persönlichen Bereich eintragen und in der Personalakte speichern. „Das spart viel Zeit. Normalerweise würde der Unternehmenschef oder die Abteilungsleitung uns diese neue Information geben. Dann würde einer unserer Mitarbeiter sie in der Akte eintragen, das wiederum dem Zuständigen bestätigen – ein langwieriger Prozess für alle Seiten“, zählt Müller auf. Statt Unterschriftenmappen für den Chef reicht nun ein Klick – und alle sind informiert.

Hauptsitz des PersonalBüro Gerhard Müller: Gründerzeitvilla in Bremen Schwachhausen
Hauptsitz des PersonalBüro Gerhard Müller: Gründerzeitvilla in Bremen Schwachhausen © Gerhard Müller

Clouddienste sind sicher vor ungewollten Blicken


Die Sachbearbeiter des PersonalBüro Müller sehen jeden neuen Auftrag, den ein Mandant in die Cloud gibt, und können ihn direkt bearbeiten, weiterleiten oder absegnen lassen. Sowohl auf Kunden- als auch auf Mitarbeiterseite ist genau geregelt, wer Zugriff auf welche Informationen hat, sicher vor Blicken von außen. „In den meisten Unternehmen haben Personen Zugriff auf vertrauliche Daten, die das eigentlich nicht haben sollten – etwa der neugierige IT-Administrator oder IT-Dienstleister. Das ist in der Cloud unmöglich“, erzählt Müller. Nur wer die entsprechenden Rechte hat, darf mitlesen. Der deutsche Datenschutz ist zu 100 Prozent gewährleistet.

Auch in der Cloud ist Kommunikation alles. Müller nutzt ein Kommunikationstool, ähnlich einem Chat oder einer WhatsApp-Unterhaltung, mit dem Kunden und Dienstleister Kommentare oder Rückfragen stellen können. Das spart Telefon und E-Mails. Sie protokolliert jeden Arbeitsschritt genau: Wichtig, um rechtssicher zu archivieren und zugleich weiterer Vorteil der Cloud.


Perfekt auf Anwender zugeschnitten


Gerhard Müller ist Systematiker. Über Jahre hinweg erweiterte er mit seinem Clouddienstleister die Software und passte sie an seine Bedürfnisse an. So hielt die Digitalisierung in der Personalverwaltung Einzug. Weitere Entwicklungen sind schon angedacht. Dank ausgeklügelter Sortierung findet er nicht nur Dokumente schnell in der Cloud – auch die historische Entwicklung lässt sich schnell erschließen. Das ermöglicht Unternehmen, ihre eigenen Personalprozesse zu verbessern und Kosten zu senken.


Vorteile der Cloud für alle Beteiligten nutzen

„Mit der Digitalisierung entsteht eine völlig andere Arbeitswelt“, sagt Gerhard Müller. Seine Mitarbeiter haben keinen vorgegebenen Arbeitsplatz, keine festgeschriebene Arbeitszeit – sie arbeiten erfolgsbezogen und nicht nach der Stechuhr. Möglich ist das nur durch eine moderne Gestaltung der arbeitsrechtlichen Bedingungen, einem optimalen Workflow und natürlich durch die Digitalisierung. „Durch die Cloud sparen wir uns sicher die Hälfte unserer Arbeitszeit“, schätzt Müller, denn die Ablage von Dokumenten – ob digital oder noch zu Papier – fällt weg. Jedes Dokument landet schon bei der Eingabe am richtigen Platz und kann sofort bearbeitet werden.

Sein Wissen und seine Leidenschaft fürs Digitale vermittelt er weiter. So berät er Unternehmen, die sich für digitale Arbeitswelten interessieren, gibt Tipps zu den technischen Voraussetzungen, zum Work-Flow und zur Ablage-Systematik oder zu den Rahmenbedingungen insbesondere im Arbeitsrecht. Sicherer, schneller, effizienter, mobil, besser organisiert – für Gerhard Müller und seine Mitarbeiter ist schon seit langem klar, dass an der Cloud kein Weg vorbeiführt: „Und unsere gewonnene Zeit, die investieren wir in die zusätzliche Betreuung unserer Mandanten!“




Welche Services die WFB Wirtschaftsförderung Bremen GmbH bei der Digitalisierung ihrers Unternehmens bietet, finden Sie auf der Übersichtsseite Digitalisierung.

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