Die digitale Nebenkostenabrechnung am Flughafen Bremen

Mehr als 2,7 Millionen Passagiere, reisen jährlich über den Flughafen Bremen. Dabei kaufen sie häufig in den Geschäften im Airportgebäude ein. 120 Firmen befinden sich auf dem 315 Hektar großen Gelände, neben Geschäften auch Büros. Sie alle zahlen Miete und damit – einmal im Jahr – auch die Nebenkosten.

Deren Berechnung nicht ganz leicht ist, denn Strom, Gas und Wasser werden an den verschiedensten Orten nicht nur abgenommen, sondern auch erzeugt, etwa im Flughafen-eigenen Blockheizkraftwerk. Um einen genauen Überblick über die eigene Kostenstruktur zu bekommen, aber auch um für Prüfungen revisionssicher zu sein, entschied sich der Flughafen mit der Installation eines intelligenten, digital vernetzten Verwaltungssystems für die Immobilie für eine umfassende Lösung. Ausgewählt wurde die Software APA-PRM Prozessorientiertes Property Management der Bremer IT-Firma Apandia.

Volle Transparenz

Mit dem System kann der Flughafen Bremen alle Mietverträge inklusive Darstellung der Nebenkosten digital verwalten und abrechnen. Die Steuerung des Energiemanagements wird von diesen Daten beeinflusst. Damit können z.B. digitale Stromzähler direkt an die Software angeschlossen und Live-Daten über den Verbrauch abgerufen werden. „Damit sind wir für den Mieter 100 Prozent transparent und können alle entstandenen Kosten nachweisen“, erläutert Marco Pfleging, Bereichsleiter Infrastruktur und Technik beim Flughafen die Vorteile. In den mit der Software verknüpften Datenbanken sind neben Ist- auch Soll-Verbräuche hinterlegt. Fällt der Wert eines Stromzählers unter die Erwartungswerte, schlägt das System Alarm und weist somit auf einen möglichen Ausfall hin.

Mehr als gewünscht

Das modulare System wurde über die Zeit ständig erweitert und befindet sich noch heute in der Ausbauphase, so Pfleging. Zunächst gab es nur eine Erfassung der Verbrauchsdaten von Strom, Wasser und Gas und deren Abrechnung. Dann kam die Verwaltung der Mietverträge hinzu. Weitere Funktionen sind in Planung, etwa das Vertragsmanagement mit Lieferanten. Die Umstellung auf die voll digitalisierte Lösung hat dabei durchaus einige Zeit in Anspruch genommen. Interne Prozesse mussten umgestellt werden, ein ganz neues Kostenstellensystem eingeführt werden – seit drei Jahren ein laufender Prozess. Mit Erfolg, denn, so Pfleging, „durch die genaue Darstellung und Zuordnung aller entstehenden Kosten konnten wir unseren Erlöse erhöhen. Auch die Kunden haben einen Vorteil: Aufgrund der Transparenz der Nebenkostenwerte können wir unser Prioritäten in Bezug auf Verbräuche gezielt setzen. Dieses führt zu Energieeinsparmaßnahmen, welches sich dann in klingender Münze zum Vorteil des Verbrauches abbilden kann. Zudem sparen wir durch das neue System bis zu einem Drittel Zeit für die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen ein.“

Eine Software für (fast) alles

Die Software basiert auf dem Dokumentenmanagement DOCUframe®, das die Bremer Firma Apandia als Grundlage für maßgeschneiderte Softwarelösungen benutzt. Neben Immobilienverwaltung lassen sich auch Vertrags-, Personal-, Lieferanten- oder Betriebsmanagement integrieren. Offene Schnittstellen erlauben die Einbindung in bestehende Systeme, z.B. an SAP, aber auch an vernetzte Hardware, wie intelligente Stromzähler oder Geodaten aus dem Fuhrpark. Das Immobilienmanagement Modul eignet sich neben Großvermietern wie Flughäfen, Bahnhöfen oder Wohnungsbaugesellschaften auch für größere Industrieanlagen, die selbst Energie erzeugen und abrechnen, z.B. an Mieter auf dem Gelände.

Herausforderungen der Digitalisierung

Die Software adressiert zentrale Herausforderungen von Industrie 4.0: Die digitalisierte Einbindung von Livedaten aus dem Betrieb in den Betriebsablauf, die Anbindung an bestehende Systeme durch offene Schnittstellen und die Zugänglichkeit für alle Teilnehmer. Auf dem Weg zur Smart Factory, der vollständig digitalisierten Fabrik, wird somit auch komplexes Gebäudemanagement digital erfassbar. Weitere Funktionen sind in Planung, etwa das Vertragsmanagement mit Lieferanten.

Welche Services die WFB Wirtschaftsförderung Bremen GmbH bei der Digitalisierung ihrers Unternehmens bietet, finden Sie auf der Übersichtsseite Digitalisierung.